Hoe onboard je een nieuwe klant met je assistent?

Het korte antwoord

Zodra een klant akkoord geeft, start GENI een vaste reeks stappen: een persoonlijke welkomstmail, een lijst met wat je van de klant nodig hebt, een map in je drive, een kaart in je CRM en een voorstel voor de kick-off in je agenda. Jij keurt de welkomstmail goed en voert het eerste gesprek. De rest loopt vanzelf, en elke klant krijgt dezelfde goede start.

Waarom de eerste week telt

De eerste week na het akkoord bepaalt hoe een klant over je denkt. Snel een welkom, duidelijk wat er van hem verwacht wordt, een afspraak in de agenda: dat geeft vertrouwen. Een week stilte, drie keer om dezelfde gegevens vragen of een kick-off die niemand inplant: dat geeft twijfel, nog voor het werk begint.

Toch gaat het juist hier vaak mis. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat het tussen ander werk door moet. En omdat het elke keer net anders gaat, afhankelijk van wie de klant binnenhaalde.

De stappen die je vastlegt

Schrijf eerst op wat er nu gebeurt na een akkoord. Bij de meeste bedrijven is dat zoiets:

1. Een welkomstmail met wie het aanspreekpunt is en wat er nu gaat gebeuren.
2. Een lijst met wat je nodig hebt: gegevens, toegang, documenten, logo's.
3. Een map in Google Drive of OneDrive voor alle stukken van deze klant.
4. Een kaart of deal in je CRM, met status "onboarding".
5. Een voorstel voor de kick-off, op een moment dat in beide agenda's past.
6. Een herinnering als de klant na drie dagen nog niets heeft aangeleverd.

Dat is de reeks die GENI voor je doet.

Zo stel je het in

Stap 1: koppel je tools

Voor de mail en de agenda koppel je Gmail en Calendar, voor de map Google Drive, en voor je klantenbestand je CRM, bijvoorbeeld HubSpot of via CRM-synchronisatie. De Client Onboarding-skill zet de stappen achter elkaar.

Stap 2: schrijf je welkomstmail één keer goed

Schrijf de welkomstmail zoals je hem het liefst zou sturen, met je eigen toon. GENI gebruikt die als basis en vult per klant de naam, het project en de details in. Leg ook vast wat er nooit in mag, zoals prijzen die nog niet definitief zijn.

Stap 3: bepaal het startsignaal

Wat is het moment waarop een klant "binnen" is? Een getekende offerte, een deal die in je CRM op gewonnen gaat, een betaalde aanbetaling. Kies er één. Op dat moment start de reeks.

Stap 4: laat de eerste keer alles controleren

Laat GENI bij de eerste paar klanten elke stap als concept klaarzetten. Jij kijkt mee en keurt goed. Als het een paar keer goed ging, laat je de map en de CRM-kaart automatisch aanmaken, en blijf je alleen de welkomstmail controleren.

Wat je zelf blijft doen

• Het eerste gesprek. De kick-off is het moment waarop de klant jou leert kennen. Dat doe je zelf.
• Uitzonderingen. Een klant met bijzondere wensen of een afwijkende planning krijgt persoonlijke aandacht.
• De toon bewaken. Lees de welkomstmails af en toe na. Klinken ze nog als jij?

Wat een assistent zelf mag beslissen en wat niet, staat in wat mag een AI-agent zelf beslissen.

Een voorbeeld

Een bureau voor bedrijfsfotografie krijgt een akkoord op een offerte voor een fotoshoot. Binnen een uur krijgt de klant een welkomstmail van de fotograaf met een korte vragenlijst: hoeveel medewerkers, welke locatie, welke kleding. In de drive staat een klantmap klaar met een submap voor de briefing en een voor de beelden. De deal staat in het CRM op "onboarding". In de agenda van de fotograaf staan twee voorstellen voor een kort voorgesprek, en de klant kiest er een via de link in de mail.

Drie dagen later is de vragenlijst nog niet terug. De klant krijgt een vriendelijke herinnering. Op dag vijf is alles binnen en staat het voorgesprek in beide agenda's. De fotograaf heeft zelf alleen de welkomstmail goedgekeurd.

Na de onboarding

Een goede start is het begin. Met dezelfde aanpak laat je GENI ook de rest van de klantrelatie bijhouden: offertes en facturen opvolgen, zoals in offertes en facturen opvolgen, en klanten op het juiste moment benaderen voor een verlenging met de Renewal & Upsell-skill.

Een goede start levert reviews op

Klanten die een soepele start hebben, zijn eerder bereid later een review te schrijven. Voeg aan het eind van je traject een stap toe: na de oplevering vraagt GENI de klant op het goede moment om een review, met een directe link. De Reputation Engine houdt bij welke klanten al gevraagd zijn en welke reviews binnenkwamen. Hoe je het juiste moment kiest, staat in het juiste moment voor een reviewverzoek.

Zo loopt de hele klantrelatie, van eerste welkom tot review, volgens een vaste lijn, en vergeet je geen stap meer omdat het druk was.

Veelgestelde vragen

Werkt dit met mijn CRM?

dGENIX heeft koppelingen met de bekendste CRM-systemen en een algemene synchronisatie. Werk je met een spreadsheet, dan kan GENI ook daarin een regel toevoegen.

Kan de klant zelf een moment kiezen voor de kick-off?

Als je een planningslink gebruikt, bijvoorbeeld via Calendly, zet GENI die in de welkomstmail.

Wat als een klant al gegevens heeft gestuurd?

Dan vraagt GENI alleen wat nog ontbreekt. Leg vast waar die gegevens staan, zodat hij kan controleren wat er al is.

Waar begin ik?

dGENIX staat in vroege toegang. Zet je op de wachtlijst, of lees eerst welke taak automatiseer je eerst.