Welke taak automatiseer je eerst? Een rekensom voor je werkweek

De verkeerde eerste keuze

Wie begint met automatiseren, kiest meestal de taak die het meest tegenstaat. De boekhouding, de offerte voor die ene lastige klant, de maandelijkse rapportage waar je altijd tegenop ziet.

Dat is begrijpelijk en meestal een slechte eerste keuze. De taken die het meest tegenstaan zijn vaak ook de taken met de meeste uitzonderingen. Elke keer net anders, met beslissingen die je pas neemt als je de situatie ziet. Juist die zijn het lastigst om goed te automatiseren.

De beste eerste taak is saaier. Hij komt vaak terug, gaat elke keer ongeveer hetzelfde, en als hij een keer misgaat, is dat snel te herstellen.

Vier vragen per taak

Schrijf een week lang op welke terugkerende taken je doet. Stel daarna per taak vier vragen:

Vraag	Waarom het telt
Hoe vaak komt hij terug?	Dagelijks levert meer op dan eens per kwartaal
Hoeveel tijd kost hij per keer?	Tien minuten per dag is ruim veertig uur per jaar
Gaat hij steeds hetzelfde?	Hoe minder uitzonderingen, hoe betrouwbaarder de automatisering
Wat gebeurt er als hij misgaat?	Een fout in een intern overzicht is minder erg dan een verkeerde mail naar een klant

De eerste twee zeggen wat het oplevert. De laatste twee zeggen hoe veilig het is om te beginnen.

De rekensom

Tijd per jaar is eenvoudig uit te rekenen: minuten per keer, maal het aantal keer per week, maal de weken dat je werkt.

Taak	Per keer	Per week	Per jaar (46 weken)
Inbox doorlopen en belangrijke mail eruit halen	15 min	5 keer	57,5 uur
Afspraken van morgen voorbereiden	10 min	5 keer	38 uur
Weekoverzicht van cijfers maken	45 min	1 keer	34,5 uur
Reviewverzoek naar klanten van vorige week	20 min	1 keer	15 uur
Maandrapport voor een klant	2 uur	1 keer per maand	22 uur

Die getallen zijn een voorbeeld; vul je eigen tijden in. Wat opvalt: de kleine dagelijkse taken tellen op tot meer dan de grote maandelijkse klus waar je tegenop ziet.

Scoor op voorspelbaarheid en risico

Zet naast de tijd per jaar twee eenvoudige scores, van laag tot hoog:

• Voorspelbaarheid. Gaat de taak steeds volgens hetzelfde patroon? Een dagoverzicht van je inbox wel. Een onderhandeling over een contract niet.
• Risico bij een fout. Blijft een fout intern, of gaat hij naar buiten? Een overzicht voor jezelf is laag risico. Een factuur aan een klant hoog.

De beste eerste kandidaat heeft veel tijd per jaar, hoge voorspelbaarheid en laag risico. In het voorbeeld hierboven is dat het dagelijkse inboxoverzicht of de voorbereiding van je afspraken. Niet het maandrapport, en zeker niet de facturen.

Begin met lezen, niet met versturen

Er is een tweede regel die veel teleurstelling voorkomt: automatiseer eerst wat iets leest en samenvat, en pas daarna wat iets verstuurt of verandert.

Een automatisering die elke ochtend je inbox en agenda samenvat, kan weinig kapotmaken. Is het overzicht een keer onvolledig, dan merk je dat en kijk je zelf. Een automatisering die zelfstandig mails verstuurt, kan in één keer tien klanten een verkeerd bericht sturen.

Zo bouw je vertrouwen op. Na een paar weken weet je hoe betrouwbaar het leeswerk is, en kun je de stap naar iets wat verstuurt bewuster zetten, met een controle ervoor.

Voorbeelden per soort bedrijf

• Zzp'er in de zakelijke dienstverlening: elke werkdag om acht uur een overzicht van ongelezen mail en de afspraken van die dag.
• Webshop: elke maandag een overzicht van de omzet en de mislukte betalingen van vorige week.
• Installateur: elke maandag de klanten van vorige week op een lijst voor een reviewverzoek.
• Bureau: elke maand een SEO-audit per klantsite, met de verschillen ten opzichte van vorige maand.

Alle vier zijn leeswerk of werk met een controle ervoor, komen vaak terug en gaan elke keer hetzelfde.

Na de eerste: de volgende

Werkt je eerste automatisering een maand zonder dat je ernaar hoeft te kijken, dan pak je de volgende van je lijst. Zo bouw je in een halfjaar een handvol automatiseringen op die samen uren per week schelen, zonder dat er ooit iets groots misging.

Hoe je die combineert tot een werkwijze die zichzelf draait, staat in automatiseren als eenmanszaak.

Zo werkt het in dGENIX

In dGENIX geldt een eenvoudige regel: alles wat je met de hand aan GENI kunt vragen, kun je ook inplannen. Je schrijft de opdracht zoals je hem in de chat zou typen, kiest een frequentie, en GENI voert hem uit op het tijdstip dat je instelt. Dagelijks, op werkdagen, wekelijks of maandelijks.

"Vat elke werkdag om acht uur mijn ongelezen mail samen en zet de afspraken van vandaag eronder."

Onomkeerbare acties vragen ook binnen een geplande taak om bevestiging. Er gaat dus nooit ongezien een mail of publicatie de deur uit, ook niet als je besluit de stap naar versturen te zetten.

Voor het werk van de engines geldt hetzelfde: de SEO Engine kan elke maand een audit draaien, de Reputation Engine elke maandag de reviewverzoeken versturen. Meer over inplannen staat in geplande taken uitgelegd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd moet een taak kosten om het automatiseren waard te zijn?

Er is geen ondergrens, maar een taak die minder dan een paar minuten per week kost, levert weinig op. Reken het uit per jaar: vanaf een paar uur per jaar begint het de moeite waard te worden.

Wat als een taak soms wel en soms niet hetzelfde gaat?

Automatiseer het deel dat voorspelbaar is en houd de uitzonderingen zelf. Een overzicht maken kan automatisch; de beslissing wat je ermee doet blijft bij jou.

Moet ik alles in één keer automatiseren?

Nee. Eén taak per keer, en pas de volgende als de vorige een paar weken betrouwbaar draait. Zo weet je bij een fout ook meteen waar hij vandaan komt.