Een goedkeuringsstap in je workflow: automatisch waar het kan, jij waar het moet

Het korte antwoord

Een goedkeuringsstap is een punt in een workflow waarop GENI stopt, laat zien wat hij gaat doen en wacht op jouw akkoord. Zet hem vóór elke handeling die naar buiten gaat of moeilijk terug te draaien is: een mail aan een klant, een factuur, een bericht op social media, een betaling. Alles daarvoor, zoals verzamelen, sorteren en een concept maken, loopt automatisch. Zo bespaar je het meeste werk en houd je de beslissingen die ertoe doen bij jezelf.

Waarom niet alles automatisch

Een volledig automatische workflow klinkt als het doel. In de praktijk is het vaak een risico. Een AI-model kan een detail verkeerd begrijpen, een klant met de verkeerde naam aanspreken of een bedrag uit de verkeerde regel halen. Bij een interne samenvatting is dat geen probleem. Bij een factuur aan een klant wel.

Een goedkeuringsstap vangt die fouten op voordat ze schade doen. En hij helpt je de workflow te vertrouwen: je ziet elke keer wat er gebeurt, en na een paar weken weet je waar hij goed in is. Hoe je bepaalt wat een assistent zelf mag, lees je in wat mag een AI-agent zelf beslissen.

Waar de stap hoort

Een simpele regel: zet een goedkeuringsstap vóór alles wat naar buiten gaat of geld kost.

Handeling	Goedkeuring?
Mail lezen, sorteren, samenvatten	Nee
Een concept-antwoord schrijven	Nee
Het antwoord versturen aan een klant	Ja
Een document in je eigen map zetten	Nee
Een factuur versturen	Ja
Een post plaatsen op social media	Ja
Een afspraak in je eigen agenda zetten	Meestal nee
Een afspraak bij een klant inplannen	Ja

Het werk vóór de stap is vaak het meeste werk. Daar zit de tijdwinst, ook als je zelf het laatste akkoord geeft.

Zo bouw je het

Stap 1: begin met een template of je eigen beschrijving

Kies een workflow uit de templates of beschrijf wat je wilt. Hoe je begint met een template, staat in beginnen met een workflowtemplate.

Stap 2: wijs het moment aan

Zeg waar GENI moet stoppen:

"Verzamel elke maandag de openstaande facturen ouder dan dertig dagen, schrijf per klant een vriendelijke herinnering, en laat me alle herinneringen zien voordat er iets verstuurd wordt."

GENI zet de concepten klaar en wacht.

Stap 3: geef akkoord, pas aan of sla over

Bij de goedkeuring zie je wat er gaat gebeuren. Je keurt alles goed, past een concept aan of slaat er een over. Pas daarna gaat de workflow verder.

Stap 4: kijk na een maand wat je aanpaste

Pas je bijna nooit iets aan? Dan kun je overwegen de stap lichter te maken: alleen akkoord voor bedragen boven een grens, of alleen voor nieuwe klanten. Pas je vaak iets aan? Dan is de opdracht nog niet scherp genoeg, en is de goedkeuring precies op zijn plek.

Een voorbeeld: social media

Een kapsalon laat GENI elke week drie posts maken: een foto van recent werk, een tip en een beschikbaarheid voor de komende week. De posts staan op donderdag klaar. De eigenaar kijkt ze in twee minuten na, past soms een woord aan, en keurt ze goed. GENI plaatst ze op de geplande momenten.

Zonder goedkeuringsstap had de eigenaar geen controle over wat er onder haar naam verschijnt. Zonder automatisering had ze er elke week een uur aan gezeten. Met de stap ertussen kost het twee minuten en blijft het van haar.

Goedkeuring onderweg

Een goedkeuring hoeft niet te wachten tot je achter je laptop zit. Gebruik je de Telegram-koppeling, dan kun je ook vanaf je telefoon akkoord geven. Zo staat een workflow niet uren stil omdat je op een klus bent.

Na de goedkeuring

Laat GENI na de uitvoering kort melden wat er gebeurd is: "drie herinneringen verstuurd, één overgeslagen". Dan weet je dat de workflow is afgerond, en heb je een spoor als een klant er later naar vraagt.

Wil je meer weten over workflows in het algemeen, lees dan bouw je eerste agentic workflow en geplande taken uitgelegd.

Goedkeuring bij je reputatie

Een plek waar een goedkeuringsstap altijd hoort: antwoorden op reviews. Een antwoord staat openbaar onder je naam. De Reputation Engine zet nieuwe reviews met een concept-antwoord klaar, en jij keurt goed voordat het geplaatst wordt. Zo antwoord je snel, zonder dat er iets onder je naam verschijnt wat je niet gezien hebt.

Hetzelfde geldt voor alles wat je over klanten publiceert, zoals een case of een post met een foto van een klus. Een korte controle voorkomt dat je iets deelt wat de klant liever niet openbaar ziet.

Een handige regel om mee te beginnen: alles wat een klant of het publiek kan zien, krijgt een goedkeuringsstap. Alles wat alleen jij en je team zien, mag automatisch. Na een paar maanden weet je precies waar je de stap kunt laten vallen.

Begin met één workflow

Bouw niet meteen vijf workflows met goedkeuringsstappen. Begin met één, bijvoorbeeld de herinneringen voor openstaande facturen, en draai die een maand. Dan weet je hoe het voelt om goed te keuren, hoe lang het kost en waar de concepten nog beter kunnen. Daarna is de tweede workflow een kwestie van minuten.

Veelgestelde vragen

Kost een goedkeuringsstap extra credits?

Nee, wachten kost niets. Je betaalt voor het werk dat GENI doet, niet voor de tijd dat hij op je wacht.

Wat als ik niet reageer?

Dan gebeurt er niets. De workflow wacht tot je akkoord geeft of de taak annuleert.

Kan een collega goedkeuren in plaats van ik?

In een team kun je afspreken wie welke workflow goedkeurt. Bespreek dat bij het inrichten.

Waar begin ik?

dGENIX staat in vroege toegang. Zet je op de wachtlijst, of lees eerst workflows voor freelancers.