Beginnen met een workflow-template: sneller dan vanaf nul

Het probleem van de lege pagina

Wie voor het eerst een geplande taak aanmaakt, staat voor een leeg invoerveld. Wat moet de assistent doen? Hoe formuleer je dat? Wat vergeet je?

Het is dezelfde drempel als bij een lege pagina in een tekstverwerker. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat je niet weet waar je begint. Veel mensen schrijven dan iets vaags als "houd mijn mail bij", en krijgen een resultaat dat net zo vaag is.

Een template haalt die drempel weg. De opzet staat er, de formulering is getest, en jij past alleen aan wat bij jouw situatie hoort.

Wat een template is

In dGENIX is een workflow-template een kant-en-klare opdracht voor een terugkerende taak. Elke template heeft een titel, een korte beschrijving en de skills die ervoor nodig zijn. Open je hem, dan staan de titel en de instructie al ingevuld, met een voorgestelde frequentie.

Je vindt ze op de pagina Taken, onder het tabblad Templates. Ze staan gegroepeerd per categorie:

Categorie	Waar het over gaat
Marketing	Zichtbaarheid, reviews, vindbaarheid
Sales	Leads, opvolging, pijplijn
Content	Artikelen, posts, hergebruik
Onderzoek	Nieuws, concurrenten, marktinformatie
Communicatie	Mail, berichten, samenvattingen
Rapportage	Overzichten en cijfers
Operaties	Interne processen en planning
Persoonlijk	Je eigen dag en week

Bovenaan staat een rij Voor jou: zes templates die het best passen bij je plan en de skills die je al actief hebt. Met de knop Vernieuwen krijg je een nieuwe selectie.

Stap voor stap

1. Kies een template dat past

Zoek op wat je wilt bereiken, of blader per categorie. De zoekbalk filtert op titel, beschrijving en de naam van de skill. Begin bij iets wat je nu met de hand doet en wat elke week terugkomt.

2. Vul de gegevens tussen blokhaken in

In de instructie staan stukken tekst tussen blokhaken, zoals [mijn segment-naam] of [e-mailadres]. Die vervang je door je eigen gegevens. Dat is het belangrijkste deel van het werk: hoe concreter je invult, hoe beter het resultaat.

Laat je iets leeg, dan is dat niet fataal. De assistent vraagt het bij de eerste uitvoering. Maar een template die elke week opnieuw moet vragen wie je doelgroep is, werkt niet echt automatisch.

3. Pas de instructie aan waar nodig

Een template is een vertrekpunt. Wil je het overzicht in punten in plaats van alinea's, of alleen mail van klanten en niet van leveranciers, zet dat erbij. Schrijf het zoals je het tegen de assistent zou zeggen.

4. Stel de frequentie en het tijdstip in

Dagelijks, wekelijks of maandelijks, met een tijdstip en eventueel de dag van de week of de maand. Kies een moment waarop je het resultaat ook echt gebruikt. Een weekoverzicht op maandag om acht uur werkt beter dan op vrijdagavond.

5. Controleer de eerste uitvoering

Kijk na de eerste keer in de uitvoeringsgeschiedenis wat er gebeurde. Klopt het resultaat? Mist er iets? Pas de instructie aan en laat hem nog een keer draaien. Na twee of drie rondes staat hij zoals je wilt.

Let op de waarschuwingen

Heeft een template skills nodig die je nog niet hebt geactiveerd, dan zie je dat op twee plekken: een gele badge op de kaart met het aantal ontbrekende skills, en een oranje melding in het formulier met een link naar de skills.

Je kunt de workflow dan nog wel aanmaken, maar hij faalt bij elke uitvoering tot de skills actief zijn. Hetzelfde geldt voor koppelingen: een template die je mail samenvat, heeft een gekoppeld Google-account nodig. Het verschil tussen een skill en een koppeling staat uitgelegd in tools koppelen voor een klein bedrijf.

Drie templates om mee te beginnen

Weet je niet waar je begint, dan zijn dit goede eerste kandidaten, omdat ze vooral lezen en samenvatten:

• Dagoverzicht van inbox en agenda. Elke werkdag een samenvatting van wat er binnenkwam en wat er gepland staat.
• Weekrapport. Elke maandag de cijfers en bijzonderheden van vorige week in je mailbox.
• Maandelijkse SEO-audit. Een meting van je site met de SEO Engine, zodat je ziet wat er veranderd is.

Waarom je beter met lezen dan met versturen begint, staat in welke taak automatiseer je eerst.

Geen template gevonden

Levert je zoekopdracht niets op, dan zie je twee knoppen. Met Nieuwe workflow maak je er zelf een vanaf nul. Met Template aanvragen beschrijf je welke workflow je mist; dat verzoek komt direct bij het team terecht.

Vanaf nul is minder eng dan het klinkt als je eenmaal een paar templates hebt gebruikt. Je hebt dan gezien hoe een goede instructie eruitziet. Hoe je zelf een workflow opbouwt, staat in bouw je eerste agentic workflow.

Wat je moet weten over slots en bevestiging

Elke actieve workflow gebruikt een slot. Hoeveel slots je hebt, hangt af van je plan. Pauzeer je een workflow met de schakelaar, dan blijft hij bewaard maar draait hij niet.

Onomkeerbare acties vragen ook binnen een workflow om bevestiging. Een template die mails verstuurt of iets publiceert, zet het klaar en wacht op jouw akkoord. Meer over het inplannen zelf staat in geplande taken uitgelegd.

Veelgestelde vragen

Kan ik een template aanpassen nadat ik de workflow heb aangemaakt?

Ja. Met het potloodicoon naast de workflow wijzig je naam, instructie en frequentie. De template zelf blijft ongewijzigd voor de volgende keer.

Kost een template extra?

Nee. Alleen het werk dat de workflow uitvoert kost credits, net als wanneer je dezelfde opdracht met de hand geeft.

Kan ik een template delen met mijn team?

Je kunt direct naar het tabblad Templates linken, zodat een collega dezelfde lijst ziet. De workflow zelf staat op jouw account.