Zo bouw je je eerste agentic workflow met dGENIX

Begin bij een probleem, niet bij techniek

Voordat je een tool opent, beantwoord één vraag: welke terugkerende taak van meerdere stappen kost je team elke week de meeste tijd? Goede eerste kandidaten:

• Wekelijkse statusrapporten schrijven en versturen
• Nieuwe leads onderzoeken en kwalificeren
• Een categorie inkomende e-mails afhandelen
• Bestaande content omzetten naar social posts

Kies er één. De beste eerste workflow lost een echt probleem op, niet de indrukwekkendste demo.

Een goede test: kun je de taak in één zin uitleggen aan een nieuwe collega, inclusief hoe je ziet dat het goed is gegaan? Kan dat niet, dan is de taak nog niet scherp genoeg om te automatiseren.

Stap 1: bepaal het doel en de stappen

Schrijf de workflow op zoals een mens het zou doen. Voor lead research:

• Neem een lijst bedrijfsnamen
• Onderzoek elk bedrijf: branche, grootte, recent nieuws
• Vind de beslisser
• Schrijf een persoonlijke e-mail op basis van de research
• Zet het contact en de notities in het CRM
• Plan een follow-up over 5 dagen

Dat is je blauwdruk: heldere input, heldere output.

Markeer in die lijst meteen welke stap onomkeerbaar is. In dit voorbeeld is dat het versturen van de e-mail; al het andere kun je weggooien en overdoen. Die markering bepaalt straks waar je goedkeuring zet.

Stap 2: kies je stackbare skills

Koppel elke stap aan een skill:

• Research, Deep Research-skill
• Contact vinden, Lead Research-skill
• E-mail opstellen, Gmail-skill
• CRM bijwerken, HubSpot-skill
• Follow-up, Agenda-skill

Activeer elke skill met één klik op de skills-pagina.

Loop hier ook even je koppelingen na. Een workflow met een Gmail-stap komt niet verder dan die stap als je Google-account niet verbonden is, en dat merk je pas halverwege de eerste run.

Stap 3: schrijf de instructies

In dGENIX heeft elke projectmap eigen instructies, daar bepaal je de workflow. Vertel GENI het doel, de stappen en hun volgorde, welke tool per stap, het outputformaat, en beslisregels als sla een bedrijf met minder dan 10 medewerkers over. Hoe preciezer de stappen, hoe betrouwbaarder GENI ze uitvoert.

Twee dingen die instructies merkbaar beter maken. Beschrijf hoe het resultaat eruitziet, niet alleen wat er moet gebeuren: een voorbeeld van een goede mail werkt beter dan drie regels stijladvies. En zeg wat er moet gebeuren als iets niet lukt, bijvoorbeeld dat een bedrijf zonder vindbare beslisser wordt overgeslagen en op een lijst komt in plaats van geraden.

Stap 4: draai en beoordeel

Draai eerst een kleine batch, 5 tot 10 items. Check of GENI elke stap afrondde, het formaat klopt en de kwaliteit je standaard haalt. Reken op twee tot drie keer bijschaven van de instructies. Dat is normaal.

Kijk bij die eerste runs vooral naar de gevallen die afwijken, niet naar de gevallen die goed gingen. De vijf die kloppen leren je niets; de ene die vastliep laat precies zien welke instructie ontbreekt.

Stap 5: plan het in

Zodra het betrouwbaar draait, plan je het in: dagelijks om 7 uur, wekelijks op maandag, of getriggerd door een gebeurtenis. Ingeplande workflows draaien zonder menselijke trigger. De output landt in je dashboard, klaar om op te handelen.

Let op twee praktische grenzen. Het aantal terugkerende taken dat je tegelijk kunt hebben, hangt af van je plan. En raken je credits op, dan pauzeert een geplande taak in plaats van half uit te voeren, wat je terugziet als een melding.

Waar je de goedkeuring zet

Terug naar die markering uit stap 1. De vuistregel is: één controlemoment, vlak vóór de eerste onomkeerbare stap.

In het lead-voorbeeld betekent dat: onderzoeken, beslissers zoeken en mails schrijven gebeurt zonder tussenkomst, en jij ziet tien concepten die klaarstaan om verstuurd te worden. Dat is één handeling van twee minuten in plaats van drie uur werk.

Wat je moet vermijden is een goedkeuring per stap. Dan heb je iets gebouwd dat evenveel aandacht vraagt als het handwerk, en dan is de winst weg. En wat je ook moet vermijden is helemaal geen controle bij een workflow die namens jou naar buiten treedt, want dan ontdek je een fout pas als een klant reageert op een mail die nergens op sloeg.

Na een paar weken kun je dat moment verschuiven of laten vallen, maar doe dat op basis van wat je hebt gezien, niet op basis van vertrouwen vooraf.

Veelgemaakte fouten

• Doel te breed, beheer mijn pipeline is geen workflow, onderzoek elke ochtend 10 leads en zet ze met concepten in HubSpot wel
• Review overslaan, draai hem eerst een paar keer handmatig, randgevallen komen vroeg boven
• Alles tegelijk automatiseren, begin met één, draai hem twee weken, voeg dan de volgende toe

Een vierde die duur is: de workflow instellen en er nooit meer naar kijken. Systemen veranderen, contactpersonen vertrekken, en een workflow die drie maanden geleden goed liep kan stil iets verkeerds zijn gaan doen. Zet er een moment per maand op waarop je de laatste run doorleest.

Wat je mag verwachten

Een goed gedefinieerde workflow bespaart het gemiddelde team 3 tot 8 uur per week op dat proces. Drie workflows die automatisch draaien, tellen op tot een volle werkdag handwerk minder per week.

Reken er wel op dat de eerste workflow je in week één tijd kost in plaats van bespaart. Het inrichten, testen en bijschaven is een halve tot een hele dag. Vanaf week twee begint het terug te lopen, en bij de tweede workflow ben je twee keer zo snel klaar omdat je weet hoe je instructies moet schrijven.

Leer het concept erachter in Wat zijn agentic workflows, of bekijk alle skills om te zien welke stappen je kunt koppelen.