GENI in Slack en Notion, waar je team al werkt

Het korte antwoord

Met Slack en Notion gekoppeld aan dGENIX werkt GENI in de twee plekken waar je team al de hele dag zit. Uit Notion haalt hij antwoorden op vragen over je eigen werkwijze, klanten en projecten. In Slack vat hij drukke kanalen samen en zet hij wat er besloten is op een rij. En hij kan een besluit uit een gesprek als pagina in Notion vastleggen, zodat het niet verdwijnt in de chat. Je geeft per koppeling zelf aan wat GENI mag lezen en schrijven.

Het probleem: kennis in twee plekken

In de meeste kleine teams gaat het zo. Besluiten worden genomen in Slack, in een draad die na een dag onder honderd andere berichten verdwijnt. Afspraken en werkwijzen staan in Notion, maar niemand weet meer precies waar. Een nieuwe collega vraagt in Slack hoe iets werkt, en iemand anders zoekt het op en plakt een link.

Dat kost elke dag een beetje tijd, en soms veel: als een besluit vergeten wordt, of als twee mensen het anders onthouden.

Wat GENI doet met Notion

Met de Notion-koppeling leest GENI de pagina's waar je hem toegang toe geeft. Daarna kun je vragen:

"Hoe gaan we om met een klant die zijn factuur na dertig dagen nog niet betaald heeft?"

GENI zoekt het antwoord in je eigen pagina's en noemt waar het staat. Staat het nergens, dan zegt hij dat, in plaats van iets te verzinnen.

Hij kan ook schrijven:

"Maak een pagina in Notion met de afspraken uit het klantgesprek van vanmiddag."

Begin met een paar pagina's die vaak geraadpleegd worden: werkwijzen, klantinformatie, veelgestelde vragen. Geef pas daarna toegang tot meer.

Wat GENI doet met Slack

Met de Slack-koppeling leest GENI de kanalen die je kiest. Handige vragen:

"Vat het kanaal #project-nieuwbouw van deze week samen. Wat is er besloten en wat staat nog open?"

"Welke vragen van klanten kwamen deze week in #support terug?"

Na een dag vrij of een week vakantie scheelt dat een uur scrollen. En wie niet in elk kanaal zit, weet toch wat er speelt.

De combinatie: besluiten vastleggen

De echte winst zit in de combinatie. Een besluit valt in Slack, en hoort in Notion:

"Zet de besluiten uit #project-nieuwbouw van deze week op de projectpagina in Notion, met datum en wie het besloot."

Zo blijft je Notion actueel zonder dat iemand de notulist hoeft te zijn. Maak er een vaste taak van op vrijdagmiddag. Hoe dat werkt, staat in geplande taken uitgelegd.

Rechten en veiligheid

Een assistent die in je Slack en Notion kan, ziet veel. Drie afspraken die we aanraden:

1. Kies de kanalen en pagina's. Geef geen toegang tot alles. Begin met wat GENI nodig heeft voor de taken die je wilt.
2. Lezen eerst, schrijven later. Laat GENI de eerste weken alleen lezen. Als je ziet dat de samenvattingen kloppen, geef je schrijfrechten voor één pagina of één kanaal.
3. Geen gevoelige kanalen. HR, salarissen en persoonlijke gesprekken horen niet in de koppeling.

Hoe het toestemmingsscherm werkt en wat je aanvinkt, staat in veilig tools koppelen. Waar je gegevens blijven, lees je in waar blijft je data.

Een voorbeeld uit een klein bureau

Een marketingbureau van zes mensen werkt met een Slack-kanaal per klant en een Notion-pagina per klant. Elke vrijdag laat het bureau GENI per klant de week samenvatten: wat er besproken is, wat er is opgeleverd en wat er openstaat. Die samenvatting komt op de klantpagina in Notion. Op maandag begint iedereen met hetzelfde overzicht, en een collega die een klant overneemt, leest in vijf minuten waar het staat.

Het bureau had dit eerder geprobeerd met een vaste notulist. Dat hield het drie weken vol.

Teams en Microsoft 365

Werk je in Microsoft Teams en SharePoint in plaats van Slack en Notion? Met de Microsoft 365-koppeling werkt het op dezelfde manier: GENI leest je documenten en mail binnen de rechten die je geeft. Een overzicht van alle koppelingen staat in connectors en tools.

Wat het kost

Samenvatten en zoeken zijn lichte tot middelzware taken. Een wekelijkse samenvatting per kanaal past ruim in elk betaald plan. Hoe credits werken, lees je in credits in dGENIX uitgelegd.

Kennis die naar buiten mag

Een deel van wat in je Notion staat, is ook waardevol voor klanten: antwoorden op vragen die ze vaak stellen, uitleg over je werkwijze, tips uit je vak. Dat is materiaal voor je website. Vraag GENI welke interne pagina's geschikt zijn om, herschreven voor klanten, als artikel te publiceren. Zo wordt interne kennis zichtbaar voor Google en AI-assistenten. De AI Content-engine helpt je die artikelen te plannen en in je eigen toon te schrijven.

Let er wel op dat je niets publiceert wat intern moet blijven, zoals prijsafspraken met bepaalde klanten of namen van klanten zonder hun toestemming. Laat GENI een concept maken, en lees het na voordat het online gaat.

Veelgestelde vragen

Kan GENI berichten sturen in Slack namens mij?

Alleen als je schrijfrechten geeft. We raden aan om eerst alleen te laten lezen, en berichten als concept te laten klaarzetten.

Ziet GENI privéberichten?

Alleen wat binnen de toestemming valt die je geeft. Kies bij het koppelen welke kanalen hij mag lezen.

Werkt het met een gratis Notion-account?

De koppeling werkt via de officiële toegang van Notion. Welke pagina's GENI ziet, kies je zelf in Notion.

Waar begin ik?

dGENIX staat in vroege toegang. Zet je op de wachtlijst, of lees eerst tools koppelen voor een klein bedrijf.