Je CRM koppelen aan je assistent: bijgewerkt terwijl je het navertelt
Een CRM is zo goed als de laatste keer dat iemand het bijwerkte. Koppel het aan je assistent, en een gesprek navertellen is genoeg om contact, deal en notitie op hun plek te zetten.
Nieuw in dit onderwerp? Begin bij Koppel je eigen tools: connectors en MCP in dGENIX
Het CRM dat achterloopt
Bijna elk bedrijf dat een CRM gebruikt, kent het probleem. Het systeem is goed, maar het klopt niet. Een deal die vorige week gewonnen is, staat nog op offerte. Een contact dat je op een netwerkborrel sprak, staat er niet in. Notities van gesprekken zitten in je hoofd of in een notitieboek.
Dat ligt niet aan discipline. Het ligt aan het moment. Na een gesprek wil je verder, niet een systeem openen, de juiste deal zoeken en drie velden invullen. Dus schuif je het op, en na een paar dagen is het vergeten.
Een CRM dat achterloopt, geeft een verkeerd beeld van je pijplijn. En een verkeerd beeld is erger dan geen beeld, omdat je erop gaat sturen.
Bijwerken in één zin
Het idee achter een gekoppelde assistent is eenvoudig: je vertelt wat er gebeurde, en het CRM wordt bijgewerkt.
| Wat je zegt | Wat er gebeurt |
|---|---|
| "Staat jan@bedrijf.nl al in ons CRM?" | GENI zoekt op e-mail, naam of bedrijf |
| "Voeg Sanne van Bakkerij De Krent toe als contact" | Er wordt een contact aangemaakt |
| "Zet de deal met De Vries op offerte verstuurd" | De deal verschuift naar de volgende fase |
| "Noteer bij De Vries dat ze in maart terugbellen" | Er komt een notitie bij het contact |
| "Hoe staat mijn pijplijn ervoor?" | Je krijgt alle deals per fase |
Je hoeft het CRM niet te openen. Dat kan ook onderweg, via Telegram of met je stem, precies op het moment dat je het gesprek nog vers hebt.
Alles wat iets verandert, vraagt eerst
Een contact aanmaken of een deal bijwerken vraagt altijd om bevestiging. Je ziet wat er gaat gebeuren, en pas na je akkoord staat het in het CRM.
Dat lijkt een extra stap, maar het is precies wat je wilt. Een assistent die de verkeerde De Vries bijwerkt, kost je meer tijd dan hij bespaart. Met een bevestiging zie je het meteen. En GENI verwijdert nooit contacten, deals of notities.
Koppelen met rechten die je zelf bepaalt
HubSpot koppel je in dGENIX niet met een inlogknop, maar met een sleutel die je zelf in HubSpot aanmaakt, een zogeheten private app. Dat klinkt technischer dan het is, en het heeft een groot voordeel: jij bepaalt per onderdeel wat dGENIX mag.
| Recht | Waarvoor het gebruikt wordt |
|---|---|
| Contacten lezen | Contacten opzoeken |
| Contacten schrijven | Nieuwe contacten aanmaken |
| Deals lezen | De pijplijn en losse deals lezen |
| Deals schrijven | Een deal aanmaken of van fase wisselen |
| Notities schrijven | Notities toevoegen aan een contact of deal |
Wil je dat GENI alleen mag lezen, laat de schrijfrechten dan uit. Zet je een recht niet aan, dan kan GENI dat simpelweg niet. Waarom dat een goede gewoonte is, staat in veilig tools koppelen.
Stap voor stap
- Maak in HubSpot bij Integraties een private app aan, bijvoorbeeld met de naam dGENIX
- Zet de rechten aan die je wilt geven
- Kopieer het toegangstoken dat HubSpot toont. Dat doet HubSpot maar één keer volledig
- Ga in dGENIX naar Connectors, kies HubSpot en plak het token
- Vraag direct: "Hoe staat mijn HubSpot-pijplijn ervoor?"
Krijg je bij die laatste vraag een rechtenfout, dan mist er een recht in je private app. Zet het aan en sla op; het token blijft hetzelfde.
Waar het echt tijd scheelt: ketens
Een CRM bijwerken is nuttig. De winst wordt groter als het onderdeel is van een keten, waarin GENI meerdere stappen achter elkaar zet:
- Na een gesprek: de opname laten uitwerken, de afspraken samenvatten en een notitie bij het contact zetten.
- Nieuwe leads: leads laten zoeken en verrijken, en de goede kandidaten als contact aanmaken.
- Een gewonnen deal: de deal op gewonnen zetten, en de klant na oplevering een reviewverzoek sturen via de Reputation Engine.
- Verlenging: klanten waarvan het contract afloopt laten signaleren, en een conceptmail klaarzetten in Gmail.
Mail versturen loopt daarbij niet via HubSpot maar via je mailkoppeling, en ook dat vraagt eerst om je akkoord.
Meerdere systemen gelijk houden
Werk je met meerdere systemen, bijvoorbeeld een CRM en een eigen lijst in je werkruimte, dan lopen ze na een tijd uit elkaar. Een deal die in het ene systeem gewonnen is, staat in het andere nog open.
De skill CRM Sync maakt daar een rapport van: welke contacten verschillen, en waarin. Hij synchroniseert niet automatisch; je ziet de verschillen en beslist per geval. Zet dat rapport wekelijks in een geplande taak, dan loopt je pijplijn nooit lang achter. Hoe je dat inplant, staat in geplande taken uitgelegd.
Werk je niet met HubSpot?
HubSpot heeft een eigen koppeling in dGENIX. Andere CRM-systemen kunnen beschikbaar komen via MCP-connectors, een open standaard waarmee diensten hun mogelijkheden aan AI-assistenten aanbieden. Hoe dat werkt, staat in MCP-connectors voor je eigen tools.
Wat erbij hoort, en wat niet
Een paar grenzen om vooraf te kennen. De koppeling werkt met contacten, deals en notities; tickets, producten en offertes in HubSpot niet. Aangepaste eigenschappen worden niet automatisch ingevuld. En zonder aanduiding komt een nieuwe deal in je standaardpijplijn, dus noem de pijplijn als je er meerdere hebt.
De HubSpot-skill is beschikbaar vanaf Growth, CRM Sync vanaf Pro.
Veelgestelde vragen
Waarom geen gewone inlogknop?
Met een private app bepaal je zelf, per recht, wat dGENIX mag. Dat is preciezer dan een standaardautorisatie waarbij je alles in één keer goedkeurt.
Kan GENI contacten verwijderen?
Nee. GENI verwijdert nooit contacten, deals of notities. Opruimen doe je zelf in HubSpot.
Hoe verbreek ik de koppeling?
Kies bij HubSpot in je connectors voor verbreken, of verwijder de private app in HubSpot. In dat laatste geval is het token direct ongeldig.
Klaar om te beginnen?
Maak een gratis account en je assistent is binnen 5 minuten actief.
Gratis beginnen →
